Elke bestelling handmatig verwerken — een factuur opmaken, printen, een label aanmaken bij de vervoerder — kost bij tien bestellingen per dag al snel een uur. Bij honderd bestellingen is het onhoudbaar. WooCommerce biedt meerdere mogelijkheden om dit proces te automatiseren.
Automatische PDF-facturen
De plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips (gratis) genereert automatisch een PDF-factuur bij elke bestelling en voegt deze toe als bijlage aan de bevestigingsmail. De klant ontvangt direct een correcte factuur zonder dat u iets hoeft te doen. De factuurlay-out is aanpasbaar via een HTML-template.
Voor meer geavanceerde facturatie — inclusief BTW-specificaties per land, creditnota’s en boekhoudkoppelingen — is de betaalde versie of een alternatief als Woo PDF Invoices geschikter.
Verzendlabels automatiseren
Voor Nederlandse verzending werkt PostNL en DHL beide met officiële WooCommerce-plugins die rechtstreeks vanuit het WordPress-dashboard labels genereren. Na betaling van een bestelling klikt u op ‘Label aanmaken’ en het label is klaar om te printen. De tracking-code wordt automatisch naar de klant gestuurd.
Voor hogere volumes is het de moeite waard om te kijken naar Sendcloud of MyParcel — platforms die meerdere vervoerders combineren en automatisch de goedkoopste of snelste optie selecteren op basis van uw regels.
Koppeling met boekhoudsoftware
Koppel WooCommerce aan uw boekhoudsoftware (Exact, Moneybird, SnelStart) via een integratieplugin. Elke bestelling wordt dan automatisch als verkoopfactuur geboekt, inclusief BTW-uitsplitsing. Dit bespaart uren handmatig overtypen en vermindert de kans op fouten in uw boekhouding.
💡 FRL Tip: FRL WooCommerce Import maakt het mogelijk om grote aantallen producten snel te importeren via CSV of XLSX. Ideaal als u regelmatig uw assortiment bijwerkt vanuit een leveranciersbestand.