Les 4: Contactformulieren en e-maillijsten

Deze cursus biedt algemene informatie en geen juridisch advies.

Contactformulieren en nieuwsbriefinschrijvingen zijn de meest voorkomende manieren waarop kleine websites persoonsgegevens verzamelen. En ze zijn ook het meest over het hoofd gezien als het om AVG-compliance gaat. In deze les zetten we het goed op.

Het contactformulier

Een contactformulier verzamelt minimaal een naam en e-mailadres — persoonsgegevens. Dat betekent dat je de AVG moet volgen.

Wat moet je regelen?

• Informeer de invuller — voeg bij het formulier een korte tekst toe die uitlegt wat je met de gegevens doet. Eén zin is genoeg: “Wij gebruiken uw gegevens alleen om uw bericht te beantwoorden en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk.”
• Link naar je privacyverklaring — zet een link naar de volledige privacyverklaring bij het formulier
• Bewaar gegevens niet langer dan nodig — Contact Form 7 slaat formulierberichten standaard niet op in de database. Als jouw plugin dat wel doet (bijv. WPForms), stel dan een automatische verwijdertermijn in
• Beveiliging — zorg voor een werkende spam-beveiliging (reCAPTCHA of honeypot) zodat niet onbedoeld spam-data wordt opgeslagen

Mag je formuliergegevens doorsturen via e-mail?

Ja — dat is de standaardwerking van Contact Form 7 en vrijwel alle andere formplugins. De ingevulde gegevens worden per e-mail aan jou gestuurd. Dat is toegestaan als je dit vermeldt in je privacyverklaring en je e-mail beveiligd is (gebruik zakelijk e-mail, geen gratis @gmail.com voor bedrijfspost).

Nieuwsbrief en e-mailmarketing

Voor het versturen van commerciële e-mail heb je altijd expliciete toestemming nodig. Dat is de regel onder de AVG én onder de Telecommunicatiewet (Tw). Schending van de Tw is overigens een zaak voor de ACM (Autoriteit Consument & Markt), niet de AP.

Geldige toestemming voor een nieuwsbrief

Toestemming is alleen geldig als die:

• Vrijwillig is — iemand mag niet verplicht worden zich in te schrijven als voorwaarde voor iets anders
• Specifiek is — het aanvinkvakje zegt precies waarvoor toestemming wordt gegeven: “Ik schrijf me in voor de maandelijkse nieuwsbrief van FRL Websites”
• Geïnformeerd is — de persoon weet wat hij tekent; er staat een link naar de privacyverklaring bij
• Actief gegeven is — een vooraf aangevinkt vakje telt niet

Dubbele opt-in

Dubbele opt-in betekent dat iemand na aanmelding een bevestigingsmail ontvangt en daarin op een link klikt om de inschrijving te bevestigen. Dit is niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen omdat:

• Je kunt bewijzen dat iemand bewust heeft ingestemd
• Je lijst bevat alleen mensen die echt geïnteresseerd zijn
• Je spamklachten worden lager

MailerLite en Mailchimp bieden dubbele opt-in als standaardoptie — gebruik het.

Mag je bestaande contacten mailen?

Dit is een veelgestelde vraag. Het antwoord hangt af van de situatie:

• Bestaande klanten — je mag hen mailen over vergelijkbare producten of diensten als ze bij jou hebben gekocht, tenzij ze bezwaar hebben gemaakt. Bied altijd een uitschrijfmogelijkheid.
• Contacten van visitekaartjes of netwerkevenementen — alleen als er een duidelijke zakelijke relatie is én ze redelijkerwijs mails van je verwachten. In de meeste gevallen: vraag eerst toestemming.
• Gekochte of gehuurde lijsten — vrijwel altijd verboden. Mensen op die lijsten hebben geen toestemming gegeven specifiek aan jou.

Uitschrijven en gegevens verwijderen

Elke commerciële e-mail moet een functionerende uitschrijflink bevatten. Dat is wettelijk verplicht. Na uitschrijving moet je het e-mailadres verwijderen uit je verzendlijst — niet uit je CRM als je daar een andere grondslag voor hebt, maar wel uit je marketinglijst.

Reageer binnen een maand op verzoeken om gegevens in te zien of te verwijderen. In MailerLite en Mailchimp kun je een specifiek e-mailadres opzoeken en verwijderen vanuit het dashboard.

Verwerkersovereenkomst

Als je een externe dienst gebruikt die persoonsgegevens verwerkt namens jou — zoals MailerLite, Mailchimp, of een CRM — ben je verplicht een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dit is een contract dat bepaalt hoe die partij met jouw klantgegevens omgaat.

De goede nieuwst: de meeste grote diensten bieden deze overeenkomst standaard aan als onderdeel van hun servicevoorwaarden. Bij MailerLite accepteer je hem automatisch bij het aanmaken van een account. Controleer dit wel even in de servicevoorwaarden van elke tool die je gebruikt.

Opdracht

Controleer je contactformulier: staat er een privacylink bij? Voeg die toe als dat nog niet het geval is. Controleer daarna je nieuwsbriefinschrijving: is er een expliciet aanvinkvakje? Staat duidelijk beschreven waarvoor mensen zich inschrijven? Schakel dubbele opt-in in bij je e-mailmarketingtool als dat nog niet aan staat.