Les 7: Bestellingen beheren

Je shop staat. Er komen bestellingen binnen. En nu? In deze les leer je hoe je bestellingen verwerkt, statusupdates doorgeeft, terugbetalingen afhandelt en je administratie op orde houdt.

De bestellingenpagina

Ga naar WooCommerce → Bestellingen. Hier zie je een overzicht van alle bestellingen met hun status, datum, klant en bedrag.

Bestelstatussen

Elke bestelling heeft een status die de voortgang aangeeft. WooCommerce heeft de volgende standaardstatussen:

• In afwachting van betaling — bestelling is aangemaakt maar betaling is nog niet ontvangen of bevestigd
• Verwerking — betaling is ontvangen en de bestelling wacht op verzending. Dit is de status die je het meest ziet.
• In de wacht — bestelling is betaald maar je hebt hem handmatig on hold gezet, bijv. omdat je een vraag hebt voor de klant
• Voltooid — bestelling is verzonden én de klant heeft een bevestiging ontvangen. Stel deze status in nadat je het pakket hebt verzonden.
• Geannuleerd — bestelling is geannuleerd, voorraad wordt teruggezet
• Terugbetaald — het bedrag is teruggestort naar de klant
• Mislukt — de betaling is mislukt of geweigerd

Een bestelling verwerken

Klik op een bestelling om hem te openen. Je ziet een overzicht van:

• Bestelde producten, aantallen en prijzen
• Klantgegevens en afleveradres
• Gekozen betaalmethode en verzendmethode
• Betalingsstatus (via Mollie zie je direct of de betaling geslaagd is)

De verwerkingsstappen zijn simpel:

1. Controleer of de betaling geslaagd is (status “Verwerking” = betaling ontvangen)
2. Pak het pakket in en druk het verzendlabel af
3. Voer het track & trace nummer in via het veld “Track & trace” (of via Sendcloud automatisch)
4. Zet de status op Voltooid — de klant ontvangt automatisch een verzendbericht

Notities aan een bestelling toevoegen

In elke bestelling kun je notities toevoegen. Er zijn twee soorten:

• Particuliere notitie — alleen zichtbaar voor jou in het dashboard. Gebruik dit voor interne opmerkingen.
• Notitie aan klant — wordt per e-mail naar de klant gestuurd. Handig om een track & trace code te delen of iets uit te leggen over de levering.

Terugbetalingen verwerken

Een klant wil zijn geld terug — het overkomt elke webshop. Zo handel je dit netjes af:

1. Open de bestelling
2. Scroll naar beneden en klik op “Terugbetaling”
3. Vul het te restitueren bedrag in (volledig of gedeeltelijk)
4. Vink aan of je de voorraad wilt terugzetten
5. Klik op “Terugbetaling via [betaalprovider]” — Mollie verwerkt de terugbetaling automatisch

De klant ontvangt het bedrag terug op de rekening waarmee hij betaalde. Dit duurt bij iDEAL meestal 1–3 werkdagen.

Rapporten en statistieken

Ga naar WooCommerce → Rapporten (of in nieuwere WooCommerce versies: WooCommerce → Analyse). Hier vind je:

• Omzet per dag, week, maand of jaar
• Bestverkochte producten
• Gemiddelde orderwaarde
• Klantstatistieken

Kijk hier regelmatig — het vertelt je welke producten lopen, wanneer het druk is, en of je verzenddrempel voor gratis verzending goed staat.

E-mails aan klanten

WooCommerce stuurt automatisch e-mails bij elke statuswijziging. Controleer de teksten van deze mails via WooCommerce → Instellingen → E-mails en pas ze aan:

• Voeg een persoonlijke noot toe aan de bevestigingsmail
• Vermeld je retourbeleid in de verzendbericht-mail
• Zorg dat het “Van”-adres klopt en professioneel is

Opdracht

Doe opnieuw een testbestelling in testmodus. Verwerk hem volledig: zet de status op “Voltooid”, voeg een klantnotitie toe met een nep-track & trace nummer, en verwerk daarna een volledige terugbetaling. Zo ken je het volledige proces van bestelling tot restitutie.